Zu Beginn jedes Projekts steht die Projektleitung vor der zentralen Frage: Wie gliedere ich dieses herausfordernde Vorhaben sinnvoll in bewältigbare Aufgaben? Damit verhält es sich ganz ähnlich wie mit der Frage "Wie esse ich einen Elefanten?". Die Antwort darauf ist bekanntermaßen: "Stück für Stück!" Das Projekt muss also vollständig in überschaubare Teile gegliedert werden. Die Lösung dafür ist der Projektstrukturplan (PSP, Englisch: Work Breakdown Structure, WBS), der als hierarchisches Diagramm alle Aufgaben eines Projekts sowie ihre fachliche Strukturierung visualisiert. Der PSP bildet den gesamten Umfang des Projekts übersichtlich ab.
Damit Sie Ihr Projekt zielführend strukturieren können, benötigen Sie drei Dinge:
Die PowerPoint-Vorlage "Projektstrukturplan" dient zur Präsentation der Projektstruktur vor unterschiedlichen Zielgruppen:
Mit einem ➜ Abonnement des projektmagazins können Sie die Vorlage inklusive aller Varianten, zahlreichen Beispielen und der ausführlichen Anleitung herunterladen.
Wenn Sie ein umfangreiches Projekt bis ins Detail strukturieren wollen, sollten Sie eine speziell dafür geeignete Software verwenden. Die meisten Softwareprodukte für Projektmanagement bieten dies als Standardfunktion an.
Der PSP ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Strukturierung und Visualisierung des ganzen Projekts in der Anfangsphase. Auch im Projektverlauf bleibt er das zentrale Dokument für den Gesamtüberblick – und zwar für Projekte jeder Größenordnung und Komplexität. In Form eines Baumdiagramms bildet der Projektstrukturplan vollständig und in hierarchischer Ordnung alle Elemente der Projektstruktur ab: Teilaufgaben, ggf. Teilprojekte und Arbeitspakete. So ermöglicht er auch, die Zieldefinition des Projekts von Beginn an zu überprüfen und zu schärfen. Damit ist er als "Mutter aller Pläne" (GPM, 2019) die Grundlage für die gesamte Qualitäts-, Ablauf-, Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung des Projekts. Auch im Projektverlauf bildet er einen steten Ankerpunkt für das ganze Projektteam und unterstützt die Projektleitung dabei, den Fortschritt zu überwachen sowie potenzielle Probleme zu identifizieren.
Zu Beginn jedes Projekts steht die Projektleitung vor der zentralen Frage: Wie gliedere ich dieses herausfordernde Vorhaben sinnvoll in bewältigbare Aufgaben? Damit verhält es sich ganz ähnlich wie mit der Frage "Wie esse ich einen Elefanten?". Die Antwort darauf ist bekanntermaßen: "Stück für Stück!" Das Projekt muss also vollständig in überschaubare Teile gegliedert werden. Die Lösung dafür ist der Projektstrukturplan (PSP, Englisch: Work Breakdown Structure, WBS), der als hierarchisches Diagramm alle Aufgaben eines Projekts sowie ihre fachliche Strukturierung visualisiert. Der PSP bildet den gesamten Umfang des Projekts übersichtlich ab.
Damit Sie Ihr Projekt zielführend strukturieren können, benötigen Sie drei Dinge:
Die PowerPoint-Vorlage "Projektstrukturplan" dient zur Präsentation der Projektstruktur vor unterschiedlichen Zielgruppen:
Mit einem ➜ Abonnement des projektmagazins können Sie die Vorlage inklusive aller Varianten, zahlreichen Beispielen und der ausführlichen Anleitung herunterladen.
Wenn Sie ein umfangreiches Projekt bis ins Detail strukturieren wollen, sollten Sie eine speziell dafür geeignete Software verwenden. Die meisten Softwareprodukte für Projektmanagement bieten dies als Standardfunktion an.
Der PSP ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Strukturierung und Visualisierung des ganzen Projekts in der Anfangsphase. Auch im Projektverlauf bleibt er das zentrale Dokument für den Gesamtüberblick – und zwar für Projekte jeder Größenordnung und Komplexität. In Form eines Baumdiagramms bildet der Projektstrukturplan vollständig und in hierarchischer Ordnung alle Elemente der Projektstruktur ab: Teilaufgaben, ggf. Teilprojekte und Arbeitspakete. So ermöglicht er auch, die Zieldefinition des Projekts von Beginn an zu überprüfen und zu schärfen. Damit ist er als "Mutter aller Pläne" (GPM, 2019) die Grundlage für die gesamte Qualitäts-, Ablauf-, Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung des Projekts. Auch im Projektverlauf bildet er einen steten Ankerpunkt für das ganze Projektteam und unterstützt die Projektleitung dabei, den Fortschritt zu überwachen sowie potenzielle Probleme zu identifizieren.
Der PSP hat folgende zentrale Vorteile:
Ist die Projektstruktur mit Hilfe eines PSPs einmal vollständig durchdacht und anschaulich visualisiert, kann diese Planung erhebliche Mehraufwände zu späteren Zeitpunkten im Projekt verhindern. Z.B. lassen sich damit doppelte Arbeiten abwenden, die etwa entstehen, wenn aufeinander aufbauende Arbeitsschritte nicht von vornherein abgestimmt wurden. Über 75% aller Projekte starten nämlich, ohne dass alle notwendigen Vorbereitungen getroffen worden sind und verursachen dadurch Mehraufwände – so ein Ergebnis der Studie "Multitasking im Projektmanagement" (Komus, 2016). Solche Planungsprobleme lassen sich mit einem fundierten Projektstrukturplan verhindern.
Mithilfe des PSPs kann die Projektleitung die benötigten Ressourcen eindeutig den einzelnen Projektteilen zuordnen und klare Verantwortlichkeiten für die Teilaufgaben und Arbeitspakete schaffen. Das gewährleistet, dass die Ressourcen effizient zum Einsatz kommen können.
Die klare Visualisierung des Projekts mithilfe eines Projektstrukturplans können Sie zur Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams verwenden, sodass alle Projektmitglieder ihre Verantwortlichkeiten stets klar vor Augen haben. Der PSP eignet sich zudem bei kleineren Projekten für das Projektmarketing und zur Präsentation vor den Stakeholder:innen. Bei größeren Vorhaben empfiehlt sich die Kombination aus Programmstruktur und Projektstrukturplänen bzw. aus Phasen-Meilensteinplanung und Strukturplänen zur Präsentation vor Lenkungsausschuss, Geschäftsführung oder anderen Gremien des Topmanagements. In unserer PowerPoint-Vorlage zum Download finden Sie entsprechende Darstellungen für alle diese Varianten der Projektstrukturierung.
Schließlich bildet der Projektstrukturplan auch die Basis, um Zeitrahmen und Kosten für jedes Projektsegment realistisch einzuschätzen. Dies erleichtert die Budgetierung und Zeitplanung von Projektbeginn an.
Eine detaillierte Beschreibung der wichtigsten Grundsätze für die erfolgreiche Erstellung eines PSPs finden Sie in der Methodenbeschreibung Projektstrukturplanung.
Der Projektstrukturplan bildet den gesamten Projektinhalt ab und untergliedert diesen hierarchisch in Teilaufgaben (ggf. Teilprojekte) und Arbeitspakete (Bild 1). Auf oberster Ebene steht das Startelement mit der Projektbenennung. Auf der Ebene darunter finden sich die Teilaufgaben und bei Großprojekten auch Teilprojekte (die ggf. eine eigene Leitung haben und in einem gesonderten PSP strukturiert werden sollten). Die Teilaufgaben werden weiter aufgegliedert bis hinunter zu Arbeitspaketen. Das sind die kleinsten Arbeitseinheiten mit in sich geschlossenen Aufgabenstellungen, die im Projektstrukturplan nicht weiter detailliert werden. Jedes Arbeitspaket sollte eindeutig einer Person zugeordnet werden, die als "Arbeitspaketverantwortliche:r" die Ausführung der zugehörigen Aufgaben überwacht.
Die Arbeitspakete bilden wiederum "Miniprojekte" (Angermeier, 2003). Der:Die Arbeitspaketverantwortliche ist dafür zuständig, die Arbeitspakete erneut in die dafür zu erledigenden Aktivitäten bzw. Aufgaben zu zerlegen. Ein Arbeitspaket sollte mit dem dafür vorgesehenen Arbeitsaufwand (i.d.R. in Arbeitstagen), der definierten Leistung bzw. dem Ergebnis und dem dafür vorgesehenen Kosten- und Ressourcenaufwand versehen sein (Angermeier, 2003). Ein PSP ist dann fertig erstellt, wenn der gesamte Projektinhalt vollständig in klar voneinander abgegrenzte Arbeitspakete zerlegt wurde.
Bei der Planung der Arbeitspakete und dem Steuern des Projekts mit Arbeitspaketen helfen Ihnen die Vorlage "Arbeitspaket" sowie die Methodenbeschreibung "Arbeitspakete vereinbaren".
Die Teilaufgaben eines Projekts lassen sich nach verschiedenen Prinzipien darstellen – üblich sind Phasen, eine Gliederung gemäß des Liefergegenstands bzw. Produkts und seiner Bestandteile oder eine funktionsorientierte Gliederung (GPM, 2019). Darüber hinaus kommen weitere Strukturierungskriterien vor, wie z.B. bei Bauprojekten nach Gewerken oder bei Organisationsentwicklungsprojekten nach Organisationseinheiten.
Diese Gliederungsform richtet sich nach der Struktur des Liefergegenstands bzw. Produkts und entspricht im Wesentlichen einem Produktstrukturplan. Einen modellhaft objektorientierten Projektstrukturplan am Beispiel eines Messeauftritts (Bild 2) finden Sie beim Download unserer Vorlage in der Beispiel-Datei.
Die zeitliche Strukturierung des Projektstrukturplans basiert auf der chronologischen Abfolge der Projektphasen. Diese bildet die Basis für die Beschreibung der Teilaufgaben. In unserer Vorlage stellen wir ein für diese Form beispielhaftes Baumdiagramm mit allgemeingültigen Projektmanagementphasen dar (Bild 3). Dieses PSP-Modell erhalten Sie beim Download der PowerPoint-Vorlage mit verschiedenen Beispielen für den Projektstrukturplan.
Eine weitere Gliederungsmöglichkeit richtet sich nach den verschiedenen Funktionen, die mit dem Leistungsumfang ermöglicht werden. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, etwas zu erreichen und über die beste Lösung erst im Lauf des Projekts entschieden wird. Die Vermarktung eines Produkts ist z.B. eine Funktion, die mit vielen unterschiedlichen Mitteln bewirkt werden kann. Im Beispiel "Entwicklung Website" unserer Vorlage sind die erste Ebene sowie der Ast "Funktionen" funktionsorientiert strukturiert (Bild 4).
Es existieren noch weitere Gliederungsprinzipien, wie etwa topologieorientiert nach den geografischen Bereichen, in denen Projektleistungen erbracht werden oder organisationsbezogen gemäß den entsprechenden Organisationseinheiten bzw. Abteilungen einer Organisation, die im Projekt Leistungen erbringen (GPM, 2019). In der Regel ergeben sich in der Praxis Mischformen aus allen Strukturierungsprinzipien. Da Projekte komplex und sehr unterschiedlich sind, lässt sich nicht verallgemeinern, welche Gliederung sich für eine bestimmte Projektart am besten eignet. Testen Sie daher verschiedene Prinzipien und kombinieren Sie die Ergebnisse daraus, um die passende Strukturierung für Ihr Projekt zu finden. Benutzen Sie die Strukturierungsbeispiele in unserer Vorlage als Orientierungshilfe und Checkliste für Ihre eigene Strukturierung!
Generell helfen PSP-Vorlagen dabei, den Aufwand zur Erstellung von PSPs erheblich zu verringern. Legen Sie sich deshalb eine eigene Beispielsammlung von PSPs an, die den Bedürfnissen Ihrer Projekte entsprechen.
Lesen Sie im Artikel "Projekt, Struktur, Plan: Projektstrukturpläne richtig einsetzen" von Dr. Georg Angermeier mehr zu den Grundprinzipien von Projektstrukturplänen.
Die Grundvoraussetzung, um einen Projektstrukturplan zu erstellen, sind klar umrissene Projektziele (Leistungs-, Funktions-, Kostenziele etc.). Sorgen Sie unbedingt von Anfang an für eine klare Zieldefinition! Tragen Sie außerdem die Ergebnisse der Risiko- und Stakeholderanalyse, den Leistungsumfang (Liefergegenstände, Output, Lastenheft, Pflichtenheft), den Meilensteinplan sowie alle Anforderungen an den Projektgegenstand als Basisinput für Ihre Projektstrukturplanung zusammen.
Grundsätzlich sollten Sie den PSP auf Basis dieser Informationen im Projektteam erarbeiten. So entwickeln alle Teammitglieder ein gemeinsames Grundverständnis des Projekts und seiner Aufgabenbestandteile.
Bei der Konzeption und der Planung des Projekts kann Ihnen ein Project Canvas wertvolle Dienste leisten. Die Methodenbeschreibung "Project Canvas" und die Vorlage "Project Canvas | Vorlage PowerPoint" helfen Ihnen dabei.
Ein PSP ist erst fertig erstellt, wenn alle Arbeitspakete vollständig vorliegen. Daher ist der Schritt, die Arbeitspakete zu definieren, so zentral. Hier führen viele Wege nach Rom. Folgende Kreativmethoden eignen sich, um die Arbeitspakete zu identifizieren:
Mit den klassischen Methoden Brainstorming, Brainwriting und Kartenabfrage können Sie im Team mit einfachen Hilfsmitteln (Pinnwand und Moderationskarten oder virtuelles Whiteboard) Arbeitspakete sammeln und unter passenden Oberbegriffen clustern (Krichel-Leiendecker, 2010). Eine detaillierte Beschreibung dieser Vorgehensweise lesen Sie im Artikel "Mit der Kartenabfrage zum Projektstrukturplan" von Vera Krichel-Leiendecker.
Das Mind Mapping als intuitive und gehirngerechte Darstellungsform von Inhalten und ihren Zusammenhängen ist hervorragend dafür geeignet, Arbeitspakete im Team zu brainstormen (Angermeier, 2003). Viele Tipps dazu und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel "Von der Mind Map zum Projektstrukturplan" von Dr. Georg Angermeier.
Darüber hinaus können Sie viele weitere Kreativmethoden einsetzen, die zu Ihrem Projekt und Ihrem Team passen.
Sobald das Team der Meinung ist, alle für das Projekt erforderlichen Arbeitspakete gesammelt zu haben, prüfen Sie gemeinsam, ob diese eindeutig voneinander abgegrenzt sind. Stellen Sie auch sicher, dass es keine Doppelungen oder Überschneidungen zwischen ihnen gibt. Für das weitere Vorgehen ist es empfehlenswert, die Arbeitspakete in erste, vorläufige Gruppen zu strukturieren ("clustern").
Überlegen und entscheiden Sie zusammen mit allen Teammitgliedern, welche Elemente die erste Ebene Ihres Projektstrukturplans bilden sollen. Beachten Sie hierfür die oben beschriebenen Strukturierungsprinzipien.
Für die Erstellung des eigentlichen Strukturplans sind zwei Grundprinzipien möglich (GPM, 2019):
In der Praxis ist eine Kombination aus beiden Vorgehensweisen üblich. Dies bietet die beste Chance dafür, alle erforderlichen Aufgaben zu erfassen.
Fassen Sie nun beim induktiven Vorgehen im Team die Arbeitspakete zu Oberbegriffen zusammen und bilden Sie aus diesen die Teilaufgaben des Projekts.
Beim deduktiven Vorgehen sammeln Sie die jeweils zu den Teilaufgaben gehörenden Arbeitspakte und prüfen anschließend, ob Sie die entsprechende Teilaufgabe dadurch vollständig erfasst und beschrieben haben.
Ordnen Sie auf diese Weise alle Arbeitspakete in eine eindeutige, hierarchische Struktur. Stellen Sie für jedes Element folgende Fragen:
Eventuell stellen Sie beim Strukturieren fest, dass Sie wesentliche Dinge vergessen haben oder die Aufgaben zu stark detailliert haben. Erstellen Sie entsprechende neue Arbeitspakete und dokumentieren Sie dabei, wie Sie vorgegangen sind – z.B. auf der Rückseite der Karten.
Beachten Sie auch in diesem Schritt die oben beschriebenen Regeln für die Strukturierung des PSPs.
Sobald Sie eine logische und von allen akzeptierte Baumstruktur generiert haben, sollten Sie die festgelegten Arbeitspakete beschreiben. Hierbei hilft Ihnen die Vorlage "Arbeitspaket" sowie die Methodenbeschreibung "Arbeitspakete vereinbaren".
Eine weitere nützliche und sehr intuitive Technik aus der agilen Produktentwicklung ist das Story Mapping (auch: User Story Mapping), das sich auch zur Definition der Arbeitspakete nutzen lässt. Diese Methode eignet sich besonders gut dafür, im Team Arbeitspakete für objektorientierte Projektstrukturpläne zu erstellen. Die Teilnehmenden tragen dafür alle Touch Points der User:innen bzw. Kund:innen mit einem Produkt in Form einer Kundenreise (Customer Journey) zusammen. Alle Informationen zu dieser Kreativmethode erhalten Sie im Artikel Story Mapping sowie in der Methodenbeschreibung Story Mapping. Eine verwandte Methode ist die Produktbasierte Planung (PBP), die im Artikel Produktbasierte Planung nach PRINCE2® sowie in der Methodenbeschreibung Produktbasierte Planung umfassend beschrieben ist und die den Output des Projekts strukturiert.
Der Projektstrukturplan dient nicht nur zu Projektbeginn dazu, alle Aufgaben in einer übersichtlichen und vollständigen hierarchischen Struktur zu erfassen. Der PSP sollte über die gesamte Projektlaufzeit einen festen Orientierungspunkt für das Team darstellen, um stets alle zum Projekt gehörenden Aufgaben schnell auf einen Blick erfassen zu können. Daher ist es zentral, dass Sie den PSP über die gesamte Projektlaufzeit stetig überprüfen und aktuell halten, sodass er den Projektstatus korrekt widerspiegelt.
Ohne eine klare Zieldefinition lässt sich kein sinnvoller Projektstrukturplan erstellen. Ist die Vision des Projekts noch nicht geschärft, können Sie die vorgestellten Kreativtechniken Mind Mapping, Brainstorming, Story Mapping bzw. Kartenabfrage auch dazu einsetzen, um das Ziel Ihres Projekts zusammen mit Ihrem Team zu definieren.
Gehen Sie bei der Erstellung des PSPs flexibel vor und wechseln Sie zwischen den vorgestellten Gliederungsprinzipien, sobald Ihr Team etwa beim Sammeln der Arbeitspakete ins Stocken gerät. Achten Sie allerdings darauf, dass dabei keine logischen Brüche in der Gesamtstruktur entstehen, indem etwa Aufgaben doppelt auftauchen, da sich Arbeitspakete überschneiden, Abhängigkeiten nicht korrekt dargestellt werden oder die chronologische Reihenfolge der Teilaufgaben unterbrochen wird.
Nachdem Sie die Arbeitspakete im Projektstrukturplan bestimmt haben, ordnen Sie diese in ihrem zeitlichen Ablauf an. Wenn Sie dabei feststellen, dass noch ein wichtiger Schritt fehlt, haben Sie beim Strukturplan etwas übersehen und Sie müssen noch eine Aufgabe ergänzen. Es kann aber auch sein, dass Sie über das Ziel hinausgeschossen sind und zu viele Aufgaben formuliert haben, weil Sie das eigentliche Projektziel aus den Augen verloren haben. In diesem Fall können Sie die überflüssigen Elemente streichen.
Alle Arbeitspakete vollständig zu erfassen und in logischer Struktur darzustellen, ist zentral für die Erstellung des PSPs. Vergessen Sie nicht, jedes Arbeitspaket einer dafür verantwortlich zeichnenden Person zuzuordnen. Diese sollte laufend sicherstellen, dass die Erledigung der Aufgaben erfolgreich voranschreitet und insbesondere auch die Schnittstellen mit anderen Arbeitspaketen überwachen.
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Der PSP ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Strukturierung und Visualisierung des ganzen Projekts in der Anfangsphase. Auch im Projektverlauf bleibt er das zentrale Dokument für den Gesamtüberblick. [Weitere Informationen]
Der Projektstrukturplan bildet den gesamten Projektinhalt ab und untergliedert diesen hierarchisch in Teilaufgaben (ggf. Teilprojekte) und Arbeitspakete.
Auf oberster Ebene steht das Startelement mit der Projektbenennung. Auf der Ebene darunter finden sich die Teilaufgaben und bei Großprojekten auch Teilprojekte (die ggf. eine eigene Leitung haben und in einem gesonderten PSP strukturiert werden sollten). Die Teilaufgaben werden weiter aufgegliedert bis hinunter zu Arbeitspaketen. [Weitere Informationen]
Die hierarchische Darstellung der Projektelemente ist intuitiv verständlich. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.
Inhaltliche Lücken fallen sofort auf. Die Gefahr, etwas zu übersehen, ist deutlich reduziert.
Was nicht im Projektstrukturplan aufgeführt ist, gehört auch nicht ins Projekt: Mit einem klaren PSP können Sie den berüchtigten Scope Creap (= schleichenden Funktionszuwachs) verhindern.[Weiterlesen]
Ist die Projektstruktur mit Hilfe eines PSPs einmal vollständig durchdacht und anschaulich visualisiert, kann diese Planung erhebliche Mehraufwände zu späteren Zeitpunkten im Projekt verhindern.
Mithilfe des PSPs kann die Projektleitung die benötigten Ressourcen eindeutig den einzelnen Projektteilen zuordnen und klare Verantwortlichkeiten für die Teilaufgaben und Arbeitspakete schaffen.
Die klare Visualisierung des Projekts mithilfe eines Projektstrukturplans können Sie zur Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams verwenden, sodass alle Projektmitglieder ihre Verantwortlichkeiten stets klar vor Augen haben. Der PSP eignet sich zudem bei kleineren Projekten für das Projektmarketing und zur Präsentation vor den Stakeholder:innen. [Weiterlesen]
